Cómo crear una Empresa en Londres [2019] (Online y/o Local) desde cualquier parte del mundo (Step-by-step).

Última Actualización

La creación (incorporación y operación) de una empresa en Londres (Reino Unido en general) es un proceso sencillo y poco costoso. Sin importar la nacionalidad y/o el lugar de residencia, cualquier persona puede incorporar y operar una empresa en el Reino Unido de forma 100% online, representando una gran ventaja para un negocio online y/o local.

En el año 2017, luego de tres años desarrollando software de ingeniería con el Grupo Chemxesoft, decidí registrar el grupo como una empresa privada en Londres. Aunque somos una organización descentralizada y trabajamos en productos gratuitos para beneficiar a la comunidad, el manejo de la estructura privada —me refiero a Private Limited Company conocida como LTD— es mucho más simple.

Enrique Marcet and Miriam Mitchison fundación Chemxesoft

El Londres con mi hermana Miriam Mitchison, quien me ayudó durante la fundación de mi empresa en el Reino Unido [Inglaterra y Gales] (Oficialmente registrada el 4 de enero de 2018)

El flexible sistema empresarial inglés me ha permitido trabajar incluso desde países asiáticos como Singapur, Camboya y Vietnam, este último, donde resido actualmente. Luego de casi cinco años —tres de ellos donde estudié con profundidad los mecanismos del Reino Unido—, me siento capacitado para dar detalles del proceso de registro de empresas en el Reino Unido y sus facilidades.

En esta guía me voy a concentrar en explicar «paso a paso» el proceso para la creación de una empresa en el Reino Unido.

Disclaimer - Quiero informarte que, el presente contenido puede incluir enlaces de afiliado, códigos de descuento y publicidad, sin ningún tipo de costo para usted.

Nuestra empresa Chemxesoft Limited cada año financia proyectos como la Oficina de Certificación para ayudar a jóvenes de todo el mundo a certificarse de forma gratuita.

Además, cada año realizamos donaciones a Friends-International para proteger niños y jóvenes marginados en Camboya, y a Children with Cancer UK para ayudar a mejorar la calidad de vida de niños con cáncer en el Reino Unido.

Tanto los enlaces de afiliado como los códigos de descuento, representan un ahorro para usted y reportan ganancias pasivas a nuestra empresa ayudándonos a mantener estos proyectos.

¿Por qué registrar una empresa en Londres? (Reino Unido en general)

Tener una empresa te permite acceder a un grupo de beneficios, que como persona natural, te serían imposibles de alcanzar. Hablamos de préstamos, licitaciones, colaboraciones, etc., y vamos a profundizar con un ejemplo práctico, de un colega español que registró su empresa en el Reino Unido en junio del 2018.

Mi colega, al igual que yo, tenía un grupo de programadores —es su caso, sitios y aplicaciones Web— que trabajaban como freelancers mediante internet. Es decir, cada uno de ellos pagaba impuestos por sus ingresos personales, y oficialmente, estaban registrados independientemente. El nombre del grupo era una marca registrada, pero nada más.

Este tipo de estructura suele funcionar —a mí me funcionó—, pero si deseas llevar tu negocio a otro nivel —digamos, establecer convenios con otras empresas, acceder a métodos de pago avanzados, etc.— con un grupo no registrado es mucho más complejo, y en ocasiones imposible. Esto le sucedió a mi colega cuando intentó establecer un servicio de envío de dinero entre Europa y América.

También podemos hablar de la confianza, que es un eslabón importante en el momento de atraer clientes. Una empresa registrada ante un gobierno de prestigio, con toda su información pública, es mucho más confiable que un grupo de freelancers del que no existe el más mínimo registro.

Paso #01: Definir misión / visión y el tipo de empresa.

El primer paso será establecer la misión y la visión de nuestra empresa (lee nuestra misión y visión). Debemos dar respuesta a las preguntas: ¿Qué queremos hacer? y ¿a dónde queremos llegar?

Legalmente hablando, “no es de interés” para el gobierno del Reino Unido conocer la misión / visión de un compañía, pero esto te ayudará a seleccionar el tipo de empresa correcta.

Tipos de empresas en el Reino Unido

Existen diferentes tipos de compañías en el Reino Unido. Estás son:

  • Public Limited Company (PLC)
  • Private Company Limited by Shares (LTD).
  • Company Limited by Guarantee (Unltd)
  • Limited Liability Partnership (LLP)
  • Community Interest Company (CIC)
  • Royal Charter (RC)

Toda la información de esta guía se basa en la incorporación de una LTD, debido a que es el tipo de empresa más común y práctica dentro del Reino Unido. Su característica más común es que la venta de acciones se realiza de forma privada (no se pueden vender acciones al público). Son empresas fáciles de incorporar y operar de forma online.

Paso #02: Definir el nombre de la empresa

El segundo paso consiste en definir nombre de la empresa, y para esto debes tener diversos factores en consideración. El primero de estos es, lógicamente, que dicho nombre no esté en uso.

El sistema empresarial del Reino Unido es uno de los más transparentes del mundo. Toda la información se hace pública, así que constamos con el sitio Web de la Companies House y podemos verificar si el nombre seleccionado para nuestra empresa ya está en uso.

Existe además un grupo de reglas a seguir (redactadas por el gobierno) para la selección de nombres para compañías.   

Paso #03: Directores, Accionistas y Personas con Control Significativo

En este punto debes establecer quién o quiénes serán los directores de la compañía, la secretaria (no es obligatorio), los accionistas y las Personas con Control Significativo.

Por ejemplo, si fundas la compañía con un socio, es posible que ambos deseen ser directores de la compañía y deban compartir esta. Digamos 90% para el Socio #1 y 10% para el Socio #2. Esto implica que el Socio #1 es una Persona con Control Significativo.

Durante el proceso online de registro de la empresa, que veremos a continuación, generalmente estos datos no son necesarios, pero deben ser añadidos en el sistema una vez que la empresa esté registrada.

Paso #04: Documentos requeridos y formación de la empresa en Londres (UK)

Antes de proceder con el registro de la compañía, se debe redactar el Memorándum y los Artículos de Asociación, además, se debe «obtener» una dirección en el Reino Unido. Son los agentes de formación de empresas (AF) las compañías que se encargan de estas operaciones.

Agentes de formación de empresas (AF) en el Reino Unido

Si bien no es obligatorio, la solución más competente es encontrar una compañía (AF) que redacte el Memorándum y los Artículos de Asociación y nos otorgue una dirección (virtual) de domicilio social (Registered Office Address) en el Reino Unido. Además, estos agentes se encargan del registro de la empresa en la Companies House, y todo el proceso se realiza de forma online.

Dentro de los agentes calificados y autorizados por el gobierno y con precios relativamente bajos está REGISTERED ADDRESS LTD. Mediante esta compañía, en pocas horas (generalmente de 4 a 24 horas), la nueva empresa quedará registrada en el Reino Unido.

Personalmente, utilicé los servicios de esta empresa a principios de 2018, y en solo seis horas recibí una copia (vía email) de los documentos relacionados con el registro de mi empresa.



REGISTERED ADDRESS LTD te ofrece:

  • Una dirección de domicilio social (Registered Office Address) en el Reino Unido (dirección virtual).
  • Registro de la empresa en pocas horas, incluyendo el envío de todos los documentos asociados con el registro (vía email y a tu dirección postal).
  • Envío gratuito de todas las cartas oficiales (Companies House y HMRC) a tu domicilio en cualquier país del mundo.

El envío de las cartas oficiales de la Companies House y HMRC es uno de los servicios más importantes que ofrecen los agentes de formación.

¿Cuánto cuesta este servicio?

Una dirección virtual de domicilio social en Holborn Viaduct (City of London), aprovechando los altos descuentos —generalmente del 50%— ofrecidos durante todo el año por REGISTERED ADDRESS LTD tiene un precio aproximado de 51.28 USD al año. Puedes seleccionar otras direcciones en el Reino Unido por un precio mucho menor y utilizar el código 246221 para obtener un 10% de descuento.

Crear Empresa en Londres

Proceso de registro online

El registro de la empresa mediante REGISTERED ADDRESS LTD es un proceso muy simple. En la parte superior derecha del Sitio Web usted debe seleccionar la opción REGISTER y a continuación seleccionar la dirección de registro de su conveniencia (como se muestra en la figura anterior). No existe ninguna limitación que pueda estar relacionada con a la dirección que usted seleccione.

A continuación, le aparecerán un grupo de servicios, donde exclusivamente dos son necesarios para la formación de la empresa: Registered office address (que posee el costo de la dirección seleccionada por usted) y UK company formation por un precio de 12.79 USD.

Registro de Empresa en Londres

Al continuar, veremos que se ofrecen un grupo de «servicios complementarios» que tampoco son necesarios en un comienzo, y solo resta continuar y completar el formulario con la información personal y de la empresa en formación para posteriormente realizar el pago.

Registro de Empresa en Londres

Luego del proceso de registro mediante el agente de formación

Una vez completado el registro de la compañía por parte del agente, recibirás los siguientes documentos:

Certificado de Incorporación, Artículo de Asociación, Memorándum y Certificado de Acciones. Estos documentos son enviados por REGISTERED ADDRESS LTD vía correo electrónico.

Tu empresa registrada aparecerá listada en el sistema de la Companies House, así como los directores nombrados, accionistas, etc., información que podrás modificar de forma online.

Carta de la Companies House a los directores referida al registro de la empresa y a sus responsabilidades. Este documento es enviado vía carta a tu país de residencia.

Esta carta contiene la dirección de correo del lugar donde resides (dirección a donde ha sido enviada la carta). Deberás escanear o tomar una foto de esta carta y enviarla a REGISTERED ADDRESS LTD mediante su portal Web con el objetivo de evidenciar que dicha dirección es real [Ejemplo de Carta]. En el portal de REGISTERED ADDRESS LTD se exigirá además una prueba de identidad (por ejemplo, una imagen de la página con la información personal del pasaporte).

Carta de la HM Revenue & Customs en relación con el pago de impuestos, asignación del número UTR (incluido en la carta) y registro en el sistema online para el pago de impuestos. Este documento es enviado vía carta a tu país de residencia.

El número UTR (Unique Taxpayer Reference) te será de utilidad para el registro en el servicio online de HM Revenue and Customs —explico a continuación—. En caso de no recibir esta carta (emitida generalmente 14 días luego del registro de la compañía), deberás solicitarla online. [Ejemplo de carta]

Operación de la empresa

Registro en sistemas online para la operación de la empresa

Una vez que tu empresa esté formada, debes registrarte en:

Companies House WebFiling: sistema que te ayudará a manejar tu empresa (registrar y dar de baja a directores, cambio en la atribución de las acciones y nombre de la compañía, etc.) y cumplir con parte de tus responsabilidades como director. Todo el proceso se realiza de forma online.

Para registrarte en WebFiling (además de los típicos pasos de introducir una dirección de email y contraseña) necesitas el número de tu compañía (proporcionado por REGISTERED ADDRESS LTD luego del registro, que además puedes encontrar en el portal de la Companies House si introduces el nombre de tu compañía) y un código secreto que lo envían por carta a tu lugar de residencia [Ejemplo de carta]. El código secreto se solicita durante el proceso de registro en el sitio de Companies House WebFiling.

HM Revenue and Customs (HMRC) Services: sistema donde declaras y pagas los impuestos según las ganancias obtenidas (Corporation Tax) y el salario de tus empleados (PAYE). Todo el proceso se realiza de forma online.

Para registrarte en el servicio de HMRC necesitas igualmente un email y tu número UTR (recibido de manos del HMRC). Solo debes registrarte en HMRC una vez que tu empresa esté activa (vendiendo, comprando, invirtiendo, etc.). Igualmente, HMRC Services te enviará (vía carta) un código de activación para que puedas comenzar a utilizar tu cuenta. [Ejemplo de carta]

Cumplimiento de responsabilidades anuales

  • Mostrar tus cuentas anuales (se realiza mediante el sistema Companies House WebFiling).
  • Presentar la Declaración de Confirmación (se realiza mediante el sistema Companies House WebFiling).
  • Declarar tus ganancias y pagar los impuestos sobre estas (se realiza mediante el sistema de HMRC y el pago se efectúa utilizando tarjeta de crédito o débito).

Impuestos

Los principales impuestos relacionados con la empresa son los siguientes:

  • Corporation Tax: Impuesto del 19% (dato del 2019) sobre las ganancias de la empresa.
  • VAT (Value Added Tax): Cuando tus ganancias sean superiores a las 85,000 GBP o 109,239 USD.
  • PAYE (Pay as you earn): No es necesario que se registre en PAYE si a ninguno de sus empleados se les paga 152 USD o más por semana, recibe gastos y beneficios, tiene otro trabajo o recibe una pensión.

Tenga en cuenta que, aunque usted sea el director y el único empleado, usted y la empresa no son la misma cosa. Dicho de forma simple, “el dinero ganado es dinero de la empresa, no de usted”. Para utilizar este dinero en gastos personales, usted deberá declararlo como su salario y pagar impuestos sobre los ingresos personales. Si usted es residente del Reino Unido, deberá pagar los impuestos en este país, si no, deberá pagar estos impuestos en su país de residencia según la ley.

Una descripción más detallada acerca de los impuestos la realizaré en un próximo tutorial. Todas las dudas que tengas puedes incluirla en la caja de comentarios que está optimizada para realizar discusiones.

Apertura de una cuenta bancaria para tu empresa en Londres

Otro paso importante resulta la apertura de una cuenta bancaria. Aunque muchas guías te recomienden venir al Reino Unido para abrir tu cuenta de banco, debes saber que esta opción en muy limitada (casi imposible) si no eres residente de este país.

Existen muchas alternativas a la cuentas bancarias tradicionales y no hay restricciones impuestas por el Reino Unido para operar mediante una de estas cuentas. Incluso, puedes crear una cuenta bancaria para tu empresa en el país donde resides y utilizar sistemas como PayPal para recibir pagos de tus clientes.

De cualquier forma, es totalmente obligatorio mantener todos los registros de tu empresa de forma organizada y pagar los impuestos correspondientes.

Transparencia

Con respecto a los impuestos, tema que abordaremos ampliamente en este blog, ten presente que existe una amplia diferencia entre los métodos de reducción de impuestos y la evasión fiscal.

Cuando comiences a operar tu empresa, nunca deberás olvidar que la transparencia es el principio que guía a todo emprendimiento por el camino correcto. Deberás plantearte constantemente la necesidad de mostrar, de forma transparente, qué estás haciendo con tu negocio.

Suerte,
Enrique Marcet

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